Tips & tricks voor een succesvolle livestream #OpPapendal

Hybride evenementen

Daar waar een livestream tijdens een evenement vóór maart 2020 niet of nauwelijks voorkwam, zijn hybride evenementen inmiddels aan de orde van de dag. Evenementen vinden of volledig online plaats, in een zogeheten virtuele meeting room, óf zijn door een deel van de gasten live en door een deel van de gasten online te volgen. Er is gelukkig ontzettend veel mogelijk om elkaar op deze manier toch in groten getale te ontmoeten en het kennisoverdrachtselement van veel evenementen door te laten gaan. Er zitten ook wat haken en ogen aan. Waar moet je op letten voor een succesvolle livestream? #OpPapendal weten we daar alles van. Steve Klein en David Lammertsen van AVEX geven als preferred supplier van Hotel Papendal graag een aantal tips.

Vooruitstrevend

‘Op Papendal zijn we behoorlijk vooruitstrevend qua audiovisuele mogelijkheden’, begint Steve Klein. ‘Livestreams of cameraregistraties kwamen bijvoorbeeld al wel eens voor, maar sinds eind maart zijn de verschillende manieren van eventregistratie natuurlijk exponentieel gestegen.’ Daar waar de markt er eerst nog niet klaar voor was, gaan we nu vol gas vooruit. Waar moet je op letten als je zelf een livestream of een hybride evenement organiseert?

Voordelen

Een hybride evenement heeft een aantal voordelen – naast het voor de hand liggende voordeel dat niet iedereen op hetzelfde tijdstip bij elkaar op een locatie aanwezig is. Zo kan het ‘bezoeken’ van een evenement laagdrempeliger worden, trek je mogelijk ook internationale deelnemers, kun je internationale sprekers inzetten zonder dat ze de wereld over hoeven te vliegen én kan een succesvol digitaal evenement mensen warmmaken voor een volgend live-evenement. Steve Klein: ‘Het interactieve element blijft – ook op afstand – belangrijk, hoe zorg je dat jouw evenement interactief blijft? Daar zijn verschillende technische oplossingen voor.’ David Lammertsen: ‘Hoe laat je mensen bijvoorbeeld vragenstellen op 1,5 meter afstand? In een digitale omgeving gaat dit met bijvoorbeeld ingebouwde Q&A-functies. In een zaal bleek een silent disco-achtige oplossing een goede oplossing. Mensen kregen een kastje om hun nek en konden kiezen voor verschillende kanalen, waarbij elke subzaal zijn eigen kanaal had. Dergelijke vraagstukken maken creatief!’

Wél doen

  • Zorg voor goede belichting
  • Plan een goede rehearsal voordat je live gaat
  • Vergeet het belang van interactie niet
  • Zorg ervoor dat je ervaring hebt met het platform voordat je live gaat
  • Zorg voor een goede internetverbinding, liefst bekabeld en doe een lijncheck
  • Zijn je sprekers elders? Zorg dan ze plaatsnemen in een rustige omgeving
  • Maak het extra boeiend, online zijn mensen sneller afgeleid
  • Laat het online evenement niet te lang duren
  • Ook online moet je pauzemomenten inlassen
  • Betrek ook de mensen ‘thuis’ bij de livegebeurtenis

Inhoud is key!

‘Mensen zijn online sneller afgeleid dan in een zaal’, licht Steve toe. ‘Een pakkende inhoud lijkt dus belangrijker dan ooit. Hier ligt dus een belangrijke taak voor de organisatie.’ David: ‘Hybride evenementen zijn als je het mij vraagt blijvend. Het was wat dat betreft een snelle adoptie, die nu al goed omarmd wordt. Gelukkig maar, want je ontkomt er niet meer aan. Voor ons als audiovisuele technici betekent het stroomlijnen van deze evenementen een leuke extra uitdaging!’

Jouw digitale, hybride of liveevenement #OpPapendal? Check papendal.nl.

AVEX

Al meer dan 30 jaar levert AVEX audiovisuele oplossingen voor de professionele markt. Als specialist op het gebied van beeld en geluid kent AVEX voor elke ruimte en voor elke presentatie de juiste oplossing. Van kleine tot grote systemen. Van losse apparatuur tot geïntegreerde installaties. Met ontwerp, realisatie, onderhoud en beheer biedt AVEX een integrale aanpak.

2020-07-29T08:43:12+00:0029 juli 2020|