Een facilitator zorgt ervoor dat je doelen bereikt.
Vergader effectiever en doelmatiger!
Vertel eens Marko, wie ben je?
Ik ben Marko Schanssema, oprichter en eigenaar van Synpro®, een bedrijf dat sinds 2010 op een professionele manier vergaderingen begeleidt voor bedrijven, van groot tot klein. Ik heb meer dan 25 jaar ervaring in het begeleiden van verbetertrajecten, projectmanagement en hieraan gekoppelde overlegstructuren. Daarnaast ben ik IAF ® Certified Professional Facilitator.
Hoe is Synpro ontstaan?
Synpro® is in 2010 ontstaan uit de behoefte van bedrijven om op strategisch, tactisch en operationeel niveau effectiever en doelmatiger te vergaderen om zodoende de kracht en synergie van het team ten volle te benutten om de gestelde doelen te behalen. Deze behoefte kwamen we sinds 2004 al tegen bij de grotere spelers binnen (met name) de energiesector, in Nederland en daarbuiten, toen we met het moederbedrijf Schanssema Business Consulting bezig waren met procesverbeteringstrajecten en projectbegeleiding. Door de groeiende behoefte aan effectief vergaderen hebben we Synpro in 2010 als apart bedrijf in de markt gezet met als doel: het effectief begeleiden – of ‘faciliteren’ – van bijeenkomsten (vergaderingen, symposia, congressen).
Wat doet een facilitator precies?
Een facilitator is een onafhankelijke, professionele vergaderbegeleider c.q. vergadervoorzitter, die het proces van de bijeenkomst begeleidt, niet zozeer de inhoud. Een facilitator haalt het beste uit de groep en stelt de groep d.m.v. het inzetten van diverse werkvormen in staat om verder te komen dan het oorspronkelijke doel van de bijeenkomst, waarbij het eigenaarschap van de behaalde resultaten bij de groep ligt. Afhankelijk van de behoefte van de opdrachtgever, kan een Synpro® -facilitator samen met een teamlid van de organisatie de bijeenkomst begeleiden (het ‘co-faciliteren’) of de vergaderbegeleiding als compleet pakket verzorgen (komt het meeste voor). Een Synpro® -facilitator gaat echter verder dan een reguliere dagvoorzitter van een bijeenkomst of vergadering, in alle fasen van het vergadering (van voorbereiding tot en met nazorgfase). Naast sturen op procesbegeleiding heeft een facilitator dus ook een ‘ontzorg’-functie.
Welk proces doorloop je als facilitator met het bedrijf?
Het succes van een bijeenkomst wordt gevormd in de voorbereidingsfase, waarbij de Synpro® -facilitator idealiter met de deelnemers van de bijeenkomst de sessie doorspreekt en de achtergrond, (individuele) doelstellingen, aanpak, en werkvormen vastlegt. Vervolgens komt de daadwerkelijke begeleiding van de bijeenkomst, gevolgd door de nazorgfase, waarbij de facilitator met de deelnemers van de bijeenkomst de opgestelde actiepunten uitwerkt en indien gewenst een vervolgtraject inzet.
Wat wint een bedrijf bij het inzetten van een facilitator?
Door een goede voorbereiding van de bijeenkomst, een hoge mate van interactie tijdens het overleg en een gezonde dosis van ‘uitdaging’ en prikkeling door de facilitator tijdens de bijeenkomst en de inzet van de best passende werkvormen, verlopen vergaderingen en bijeenkomsten doelmatiger, efficiënter en resultaatgerichter. Dit leidt tot betere afspraken in een constructieve overlegsfeer, verhoogde betrokkenheid en motivatie van werknemers. Uiteindelijk draagt dit weer bij aan betere bedrijfsresultaten. Geboekte tijdswinst tijdens vergaderingen kan worden gebruikt om opgestelde actiepunten meteen uit te werken.
Voor wat voor een soort bijeenkomsten & aantallen is een facilitator geschikt?
Een facilitator kan voor diverse soorten bijeenkomst worden ingezet, zoals teambuildingsessies, strategiesessies, (project) voortgangsoverleg, productintroductie-overleg, etc. Voor specifiek vergaderingen, kan één facilitator een groep tot circa 20-30 personen goed begeleiden. Voor grotere groepen wordt meestal gewerkt met meerdere facilitators.
Wat is het grootste compliment wat je hebt ontvangen vanuit een bedrijf?
Een quote van Shell: “Met de ‘ontzorg-aanpak’ en vergaderbegeleiding van Synpro (op verschillende vergaderlocaties), zijn wij tot nu toe in staat geweest om voor onze projecten meer efficiënt en doelmatiger te vergaderen met een aanzienlijk rendement. Het creëert tevens het podium om je uit te spreken; doe je het daar niet, dan faalt het team. Dit resulteert in een zichtbaar betere voorbereiding en uitvoering van onze projecten. Voor ons is het duidelijk: Professionele vergaderbegeleiding werkt!”
Wanneer spreek jij over een succesvolle bijeenkomst?
Iedere deelnemer goed voorbereid aanwezig, goede structuur en interactie, resultaten meer dan verwacht, deelnemers ervaren op diverse ‘lagen’ in de vergadering een intrinsieke motivatie tot succes en eigenaarschap voor het behaalde teamresultaat.
Kun jij een voorbeeld noemen wat je hebt meegemaakt tijdens jouw werk als facilitator?
Een groep en met initieel ogenschijnlijk tegengestelde belangen bleek gedurende de gestructureerde bijeenkomst in staat om zichzelf kwetsbaar op te stellen, waardoor niet-uitgesproken verwachtingen werden opgehelderd en dit een succesfactor voor de verdere samenwerking werd.
Wat betekent winnen voor jou?
Het gevoel van energie, trots en passie creëren bij een team tijdens een bijeenkomst, waarbij het beste uit de deelnemers en de groep wordt gehaald.
